Un·e gestionnaire de scolarité

Savoir-faire

• Maîtrise du pack Microsoft office (logiciels de traitement de texte, tableur, Outlook)

• Appétence pour l’outil  informatique - Exemples d’outils utilisés dans le cadre du poste : CIRIL compta, Ganesh éducation, Aglaé, Parcoursup, plateformes CVEC et SISE

• Maîtrise de l’anglais - niveau B1

Savoir-être

• Sens de l’organisation et de l’anticipation

• Rigueur

• Motivation à travailler au contact de public étudiant et d’enseignants

• Aisance relationnelle

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Réactivité

• Adaptabilité et autonomie

• Capacité à travailler en équipe

• Bonne gestion du stress et capacité de concentration

Toute l’année

• Accueil et information des étudiants et des enseignants (physique, téléphone, mel, courriers)

• Accueil et gestion des étudiants inscrits dans les formations internationales

• Suivi des demandes et relais aux collègues concernés

• Suivi matériel des dossiers administratifs des étudiants : inscriptions, ré-inscriptions, bourses, certificats, mise à jour des profils et contacts étudiants, etc.

• Saisie des maquettes de cours et des modifications 

• Saisie des fiches de crédits dans le logiciel de scolarité en vue des bilans de fin de semestre  

• Saisie et modification des emplois du temps 

• Réservation de salles, recherche de solutions alternatives et diffusion aux étudiants et enseignants  

• Suivi matériel des dossiers pédagogiques : envoi, classement et archivage

• Venir en soutien : 
- de l’organisation des jurys de diplômes 
- de l’organisation des semaines pratique et recherche (logistique, diffusion des programmes).

Activités spécifiques

• Participation à l’organisation du concours d’entrée et commissions d’équivalence et de passage

 • Participation à l’organisation des sessions des diplômes  

• Participation à l’organisation des inscriptions et des réinscriptions 

• Faire le lien avec le service des relations internationales pour le suivi des étudiants étrangers 

• Présence aux événements relatifs aux journées de rentrée, salons et journées portes ouvertes, élections étudiantes, etc. 

• Organisation de voyages pédagogiques : demande de devis, logistique, inscriptions 

• Relecture correction des livrets de cours, des emplois du temps et des grilles de crédits.

Profil souhaité

• Bac + 2

• Formation type GEA (gestion des entreprises et des administrations) souhaitée

• Expérience de secrétariat dans un service de scolarité d’un établissement de l’enseignement supérieur serait un plus.

Conditions particulières

• Présence exceptionnelle lors de manifestations le samedi ou le dimanche
• Journées avec plus grande amplitude horaires sur les journées de concours et de commissions : 5 jours au mois de mai
• Variation de la charge de travail au cours de l’année avec une accumulation en début et fin d’année scolaire

Relations de travail

• Les relations hiérarchiques : direction des études
• Les relations fonctionnelles : service scolarité, équipe administrative de l’école, équipe pédagogique, équipes maintenance et informatique

Informations importantes sur le poste

Poste à temps complet
Poste à pourvoir à partir 1^er mars 2026 à Saint-Étienne (42)

Catégorie C – Grade : agent administratif 

Rémunération statutaire – Recrutement par voie statutaire ou, à défaut, contractuelle.   

Rémunération statutaire – régime indemnitaire – titres restaurants – participation mutuelle et prévoyance.